販売管理システムの導入で得られるメリットを端的に解説!

データ入力をしている女性

販売管理システムは取引先に合わせた見積もりフォームを利用しながら管理することができ、それぞれの受注をそれぞれのフォームを使用しながら設定することが可能です。異なっているフォームでの見積書を提出する必要もありません。手作業で管理することもないので、業務効率化につながりますし取引先との信頼関係をなくすリスクも軽減でき、メールやFAXでの受注も可能で、入力の手間が省けるメリットがあります。販売管理システムを導入していない場合は一般的な受注方法で行われ、メールやFAXなどの形式に合わせていることが多く、ここで発生する業務はエクセルなどでの販売管理シートに手作業で入力していく地道な作業です。

これらの作業一つ一つは簡単に行えても、毎日何回も同様の作業を行えば面倒になりますし、その時間も無駄に感じ始め本来の業務に集中できずストレスもたまりやすいので、労働生産性の低下につながってしまいます。手作業で行われている受注データを入力すれば、人が行うのでミスも発生する可能性が大いにあります。受注個数の桁を一つ間違えて増やしても、大きな損害につながってしまうので、できる限り手作業でデータを作成することを避けます。最近導入され始めている販売管理システムは、安いものでもサイトとの連携が可能になっていて、顧客がサイトから発注をすることで、販売管理システムへ自動で個数などが入力されていくので業務効率化や入力ミスを解消することが可能になっています。

ここで人が必要個数を聞き出し手で入力すれば、聞き間違えたり入力し間違えることが発生し、大きな無駄になります。サイトと顧客が連携されることが、大きな業務効率化を実現させると言え、顧客から見ても、発注業務が簡素化されることでイメージアップにつながります。

データ入力作業が非常に多いこともポイントですが、人為的なミスも発生しがちで、メールやFAXから受注された場合は販売管理シートへ入力をしてから在庫管理シート・システムや、会計管理シート・システムへの再度入力を行う必要があります。販売管理シートへの入力をするだけではなく、さまざまな重複データが発生しているわけですから、こうなればどのような優秀な社員であっても入力ミスを起こす可能性が高くなります。ミスを防ぐために最終確認などを徹底させればそれだけ時間やコストがかかります。このようなミスを解決させるために、在庫管理システム・会計管理システムとの連携をとる、販売管理システムの導入が効果的になります。