事務職には業務改善する箇所が多い!

事務仕事をしている女性

事務職は効率的に行うことが大切ですが、仕事の業務効率化をはかるためには仕事そのものを理解した上で行うことが大切です。
理解せずに効率化を行えば、業務ミスや大切な過程などを省いてしまう可能性もあるからです。
事務の業務効率化を行うためには、ルーティン業務はできるだけ簡潔に行うことが大切で、時間がある時は丁寧に進めていき、時間がない時は最低限の作業のみで行っても業務に遜色がないということが大きなポイントです。

担当している業務のルーティンを整理しながら、同様の業務を全てまとめてできることがよく、複雑な計算などが必要なものは、エクセルなどを利用してフォーマットを作成しておけば、数字だけを入力するだけで作業が完結していきます。

もし時間があり手が空いている時のルーティン業務があっても、飛び込みの仕事が入れば時間が取られます。
業務の中には普段の報告業務が含まれていることも多いですが、慣れている仕事であっても、ミスをしやすくなるのでまとめて集計する時には時間が取られてしまいます。

パソコンフォルダを整理しておくことも、シンプルながら大切であり、突然書類などの準備が必要になった時に、即用意できることがポイントになります。
外出先から電話があり変更指示を受けたとしても、どこに何があるのかわかるので素早く対応できます。

共有フォルダはルール化されていることが多いので、基本的に整理されていますが自分のデスクトップは整理できていないこともあり、容量いっぱいにデータを埋めている人もいますが、これでは効率のよい仕事ができるとは言えません。
時間がない時や焦っている時は、探しているものが余計に見つからないことはよくありますが、このためにデータはわかりやすく整理・管理しておくことで業務の効率化を行うことができ、無駄な時間を使うことがありません。

また勤怠管理も事務業務の一つですが、社員やアルバイトの勤怠管理を紙でできたタイムカードで管理している場合、個々の勤務時間に合わせて納品するので勤怠管理が必然的に複雑になっていき、各従業員の就業開始時間・終了時間がバラバラなので負担もかかります。
不規則な勤務形態に対応できる業務に対応していて、さらに打刻場所が限定されていることもあり、直行や直帰が多いとされる営業職は手書きで入力していることもあります。

業務効率化のための勤怠管理システムを導入してからは出先からの出勤・退勤時間の入力ができるようになっています。
これは営業職だけではなくタイムカードの集計作業を行なっている人事総務の事務での手間も削減することができ、使い慣れているExcelでのデータ管理ができるので、スムーズなシステムの移行が実現しています。